Condivisione
Come condividere la piantina dei posti con la sede
La migliore piantina dei posti è quella che il team di allestimento può seguire senza una lunga spiegazione. Un passaggio di consegne pulito riduce le telefonate, i cartellini dei tavoli sbagliati e la confusione dell’ultimo minuto.
Invia la piantina nel formato che usa il team
Alcuni team vogliono un PDF stampabile. Altri vogliono un’immagine in una chat di gruppo. Chiedilo una volta sola, poi invia l’ultima esportazione in quel formato.
Includi nomi e conteggi dei tavoli
Le etichette dei tavoli, il numero di ospiti e i nomi degli eventi aiutano il personale ad abbinare la piantina ai cartellini fisici dei tavoli e all’allestimento della sala.
Evita di inviare più versioni in competizione tra loro
Quando un piano cambia, invia la nuova esportazione con una nota chiara che indica che sostituisce la versione precedente. Così la fonte finale resta evidente.
Usa un QR o un link nei messaggi quando chi aiuta ha bisogno di accesso rapido
Un link di condivisione è utile quando più persone devono aprire velocemente il piano, specialmente durante l’allestimento o il passaggio di consegne in aula.
Checklist per il passaggio di consegne alla sede
- Nome e data finali dell’evento.
- Nomi o numeri dei tavoli.
- Numero di ospiti per tavolo.
- Esportazione in PDF o immagine.
- Un unico responsabile per i cambiamenti dopo il passaggio di consegne.