Come farlo in Seat Maker
- Passaggio 1
Chiudi la lista degli invitati
Sollecita le ultime RSVP. Ogni decisione sui posti presa prima del conteggio finale è provvisoria.
- Passaggio 2
Mappa la sede
Procurati la planimetria: numero di tavoli, forme, pista da ballo, bar, porte.
- Passaggio 3
Scegli la forma dei tavoli
Usa ciò che la sede ha a disposizione: tavoli rotondi da 8, rettangolari da 8 a 10.
- Passaggio 4
Raggruppa gli ospiti
Nuclei familiari, gruppi di amici, colleghi. I gruppi diventano tavoli.
- Passaggio 5
Sistema prima i VIP
Tavolo d'onore, genitori, ospiti d'onore. Bloccali così le modifiche successive non potranno spostarli.
- Passaggio 6
Completa con il resto
Sistema gruppo per gruppo, oppure mescola il resto e correggi le eccezioni.
- Passaggio 7
Controlla e condividi
Un controllo dei conflitti per ogni tavolo, poi invia il piano a sede, catering e aiutanti.
Passaggi 1 e 2: blocca la lista, mappa la sala
Prima che le RSVP si chiudano nulla è definitivo, quindi non perfezionare troppo presto. Nel frattempo procurati la planimetria della sede: numero di tavoli, forme e elementi fissi come pista da ballo, bar, buffet e porte. Il piano dei posti deve rispettare questi vincoli.
Passaggi 3 e 4: forme, poi gruppi
Scegli la forma dei tavoli in base a ciò che la sede ha davvero a disposizione, non a ciò che sembra bello in astratto: tavoli rotondi da 8 per banchetti e ricevimenti, rettangoli lunghi per il servizio in stile familiare, una disposizione a U per le cene di prova. Poi raggruppa gli ospiti: nuclei familiari, gruppi di amici, colleghi. I gruppi sono l'80 per cento del lavoro; i tavoli sono solo il punto in cui i gruppi atterrano.
Passaggi 5, 6 e 7: VIP, tutti gli altri, condivisione
Sistema per prima cosa chi non si può spostare: tavolo d'onore, genitori, nonni, esigenze di accessibilità , e blocca i loro posti. Riempi i posti restanti gruppo per gruppo, mettendo gli ospiti che non conoscono nessuno vicino alle persone più accoglienti. Poi controlla ogni tavolo una volta per eventuali conflitti e condividi il piano finale con la sede, il catering e gli aiutanti.
Errori comuni in questa fase: un tavolo di sconosciuti messi insieme senza criterio, coppie separate su tavoli diversi e i pasti dei fornitori dimenticati. Un solo giro di controllo li individua tutti e tre.
Gli stessi 7 passaggi, in digitale
In Seat Maker: importa gli ospiti (passaggio 1), costruisci i tavoli in base alla sala (passaggi 2 e 3), raggruppa già durante l'importazione (passaggio 4), trascina e blocca i VIP (passaggio 5), mescola il resto (passaggio 6) ed esporta un PDF o un'immagine (passaggio 7). Il metodo è identico; a sparire è il lavoro con la gomma.
Domande frequenti
Come si crea il piano dei posti per un ricevimento di matrimonio?
Segui i sette passaggi con i punti fermi del matrimonio: prima il tavolo d'onore o il tavolo degli sposi, poi i tavoli dei genitori, quindi i gruppi. Finalizza solo dopo la chiusura delle RSVP.
Leggi la guida su tableau matrimonioCome si crea un piano dei posti in Excel?
Puoi elencare i tavoli in colonne e spostare le celle, ma Excel non può mostrare la sala né individuare i conflitti di vicinanza. Uno strumento visivo è più veloce e produce un piano utilizzabile dalla sede.
Leggi la guida su app per il piano dei postiDevo assegnare i tavoli o i posti specifici?
Assegna i tavoli per la maggior parte degli eventi; gli ospiti si organizzano da soli all'interno del tavolo. Assegna i posti esatti solo per cene formali, tavoli d'onore ed eventi con segnaposto.
Quanto tempo serve per creare un piano dei posti?
Con i gruppi già pronti e uno strumento a trascina e rilascia, un'ora per 100 ospiti è realistica. I flussi di lavoro basati su fogli di calcolo richiedono spesso un'intera serata o più.
In che ordine devo sistemare gli ospiti?
Prima i VIP e i vincoli, poi i gruppi interi, infine i singoli vicino ai tavoli più accoglienti. Non iniziare mai dagli ospiti più facili: finirai per bloccarti da solo.