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So teilst du einen Sitzplan mit dem Location-Team
Der beste Sitzplan ist der, dem das Aufbauteam ohne lange Erklärung folgen kann. Eine saubere Übergabe reduziert Rückfragen, falsche Tischkarten und Last-Minute-Verwirrung.
Schicke den Sitzplan im Format, das das Team nutzt
Manche Teams wollen ein druckbares PDF. Andere wollen ein Bild im Gruppenchat. Frag einmal nach und schicke danach den neuesten Export in diesem Format.
Füge Tischnamen und Personenzahlen hinzu
Tischbezeichnungen, Gästezahlen und der Eventname helfen dem Personal, den Sitzplan mit den physischen Tischkarten und dem Raumaufbau abzugleichen.
Vermeide es, mehrere konkurrierende Versionen zu verschicken
Ändert sich der Plan, schickst du den neuen Export mit einem klaren Hinweis, dass er die vorherige Version ersetzt. So bleibt klar, welche Quelle final ist.
Nutze einen QR- oder Nachrichtenlink, wenn Helfer schnellen Zugriff brauchen
Ein Freigabelink ist nützlich, wenn mehrere Personen den Plan schnell öffnen müssen – besonders beim Aufbau oder bei der Übergabe im Klassenzimmer.
Checkliste zur Übergabe an die Location
- Finaler Eventname und Datum.
- Tischnamen oder -nummern.
- Gästezahl pro Tisch.
- PDF- oder Bild-Export.
- Eine verantwortliche Person für Änderungen nach der Übergabe.