Piantine digitali e codici QR al ricevimento

Cos’è davvero una piantina digitale

In pratica è una di queste tre soluzioni. Un monitor o una TV vicino all’ingresso che mostra a rotazione le assegnazioni dei tavoli. Un tablet su un supporto che gli ospiti possono consultare. Oppure un cartello stampato con un codice QR che apre lo stesso elenco sul telefono dell’ospite. Tutte e tre puntano a un unico file, ed è proprio qui il vantaggio.

Il problema dei cambiamenti che risolve

Nella maggior parte dei matrimoni i posti cambiano dopo che la piantina è già definitiva: un accompagnatore conferma tardi, un tavolo viene ribilanciato, qualcuno si sente male la mattina stessa. Su un pannello in plexiglass o uno specchio dipinto a mano, ognuno di questi casi significa ricominciare da capo o convivere con un errore. Quando lo schermo legge da un file, ti basta aggiornare il file.

• I cambi dell’ultimo giorno costano minuti, non una nuova stampa.
• I ricevimenti all’aperto non temono più vento e pioggia.
• Un solo file alimenta la copia per la sede, lo schermo e il tuo telefono.

Dove fallisce, con onestà

Il wifi della sede è inaffidabile e il segnale cellulare in un fienile ristrutturato o in un seminterrato d’hotel è anche peggio. Gli ospiti più anziani potrebbero non riuscire a inquadrare un codice, e un solo tablet crea una coda proprio nel momento in cui arrivano insieme 140 persone. Nessuno di questi è un motivo per rinunciare a una piantina digitale. Sono motivi per progettarla di conseguenza.

• Senza segnale non c’è elenco, a meno che il file non sia già sul dispositivo.
• Un solo schermo è un collo di bottiglia: due punti di accesso fanno muovere le persone il doppio più in fretta.
• Alcuni ospiti non inquadreranno mai un codice. Pianifica per loro fin dall’inizio.

La copia stampata di riserva non è opzionale

Stampa la piantina definitiva su carta la mattina stessa, con un carattere abbastanza grande da leggere a circa un metro di distanza, e dai le copie al coordinatore, al responsabile della sede e a chi accoglie gli ospiti. Non costa nulla ed elimina tutti i rischi descritti sopra. Un PDF o un’immagine esportati dalla tua app per la piantina sono esattamente il formato giusto.

Rendi facile da leggere l’elenco sullo schermo

Vale ancora di più la stessa regola di un cartello stampato, ma su uno schermo piccolo. Elenca gli ospiti in ordine alfabetico per cognome, con il numero del tavolo accanto. Non far scorrere l’ospite tra i gruppi di tavolo per trovare il proprio nome. Se lo schermo scorre automaticamente, tieni ogni schermata visibile abbastanza a lungo da poter leggere un’intera colonna, circa otto o dieci secondi.

Tieni il file di partenza in un posto che funzioni offline

Qualunque cosa tu mostri agli ospiti, la piantina che modifichi non dovrebbe dipendere dalla rete della sede. Seat Maker mantiene il piano sul tuo dispositivo e funziona offline, così puoi fare l’ultima modifica nel parcheggio ed esportare un PDF o un’immagine aggiornati per lo schermo e per la copia stampata di riserva nello stesso minuto.