テンプレートとアプリ、どちらで結婚式の席次表を作る？ スプレッドシート・Canva・紙の場合

スプレッドシートが得意なこと

Google スプレッドシートやExcelは、ゲストリスト管理には非常に優れたツールです。並べ替え、絞り込み、出欠列、食事の選択、アレルギーなどのメモ、同伴者の管理、参加人数の集計は、専用アプリよりもスプレッドシートの方が得意な作業です。席次の管理を他のツールに移した後も、ゲストリスト自体はスプレッドシートで管理し続ける人は多いはずです。

スプレッドシートが行き詰まるポイント

レイアウトそのものが重要になった瞬間に破綻します。名前が並んだ表はフロアプランではないため、テーブルの定員オーバーを警告してくれませんし、ヘッドテーブルと出入口の距離も見えません。ゲストを1人動かすだけで2箇所を手入力し直す必要があり、5回目の変更を終える頃には、どれが最新版か分からなくなります。

• 定員チェックがない：8人用テーブルに10脚の椅子が置かれていても気づけない。
• 空間的な視点がない：バンドやバーの近くに誰が座るのか見えない。
• 変更のたびに複数のセルを手作業で編集する必要がある。
• 2人以上で編集すると、すぐにバージョンがずれてしまう。

Canvaや印刷用テンプレートは別の課題を解決するもの

CanvaやEtsyのテンプレートは、計画ツールではなくデザインの成果物です。サインを見栄えよく仕上げるという点では重要ですが、それはあくまで最後の工程であり、作業用ファイルではありません。ゲストがキャンセルするたびにレイアウトファイルを編集し直すのは、変更管理として最も非効率な方法です。

テンプレートのままで十分なケース

イベントが小規模でシンプルかつ変更がほとんどない場合、テンプレートで十分であり、アプリを使うのはむしろ過剰です。イベントに必要以上のソフトウェアを使っても、特に得はありません。

• ゲスト数がおよそ30人未満。
• テーブルが1〜2卓、または1本の長テーブルのみ。
• ゲストリストがすでに確定している。
• 会場チームに席次表を渡す必要がない。

アプリが元を取れるようになるタイミング

切り替えのタイミングは、変更の数が当初のプランを上回った時に訪れることが多いです。100人のゲストが十数卓に分かれ、会場側にもコピーが必要で、1週間のうちに4人が出欠を変更する。そんな状況では、ゲストの移動はドラッグ1回で済ませたいですし、リストよりも部屋全体を見渡せることの方が重要になります。

• ゲスト数がおよそ50人以上で、複数のテーブルに分かれている。
• 本番2週間前になっても変更が続いている。
• 会場やコーディネーターなど、他の人にも席次表を渡す必要がある。
• 編集をパソコンではなくスマートフォンで行うことが多い。

どちらか一方を選ぶ必要はない

多くのプランナーが最終的にたどり着くのは、両方を使うワークフローです。出欠や食事の情報はスプレッドシートでゲストリストとして管理し続け、席次表は名前をドラッグしてテーブルを確認できる場所で管理します。Seat Makerはすでに作成済みのリストをそのままインポートできるため、スプレッドシートは引き続き役立ち、席次の管理は入力作業ではなくなります。